Statuto Archivio Diocesano Alife-Caiazzo

TITOLO I

PRINCIPI GENERALI

ART. 1
L’archivio ecclesiastico è la raccolta ordinata e sistematica di atti e di documenti prodotti e ricevuti da enti pubblici ecclesiastici eretti nell’ordinamento canonico (cf. carm. 486, par. 2; 491, par. 2; 535, parr. 4-5; 173, par. 4; 1283, par. 3°; 1284, par. 2, 9°; 1306, par. 2) o da persone esercitanti nella Chiesa una funzione pubblica

ART.2
L’Archivio Diocesano nasce e si sviluppa a servizio dell’Ente Diocesi. Solo l’archivio storico (cf. can. 491, par. 2), in quanto bene culturale, diventa accessibile agli studiosi, secondo le norme emanate dalle competenti autorità (cf. can. 491, par. 3).

ART. 3
Il presente regolamento si prefigge di integrare le norme contenute nel Codice di diritto canonico e quelle emanate dalle competentí autorità in materia di archivi ecclesiastici nel rispetto delle norme concordatarie.

ART. 4
L’Archivio Diocesano della Diocesi di Alife-Caiazzo (da ora A. D.) è di proprietà della Diocesi di Alife-Caiazzo, Ente ecclesiastico civilmente riconosciuto con Decreto Legge del 31/01/1987 (Gazzetta Ufficiale del 07/03/1987). L’Archivio ha sede in Piedimonte Matese, via A. S. Coppola, 230/b, nel palazzo della Curia Vescovile).
L’Archivio è formato dall’insieme della documentazione e degli scritti della Curia diocesana, del capitolo della Cattedrale, degli Enti ecclesiastici dipendenti dall’Autorità diocesana o di singole persone e istituzioni, o di altri Enti formalmente eretti o che di fatto vivono ed operano all’interno della Chiesa locale (ordini e congregazioni religiose, associazioni, gruppi, movimenti…) fatti pervenire in deposito, in donazione o a qualsiasi altro titolo giuridico. Peculiarità dell’Archivio della Diocesi di Alife-Caiazzo è la divisione di due fondi storici:
• Archivio della Ex Diocesi di Alife, depositato presso la Biblioteca Diocesana “San Tommaso d’Aquino” in Via A.S. Coppola, 230/b, Piedimonte Matese
• Archivio della Ex Diocesi di Caiazzo, depositato presso l’Ex Episcopio di Caiazzo, in Piazza Verdi, 1, Caiazzo.
Entrambi i fondi, con decreto n. 783/IV.1 e n. 784/IV.1 del 17 marzo 2004. sono dichiarati di notevole interesse storico e pertanto sottoposti alla disciplina del decreto legislativo del 29 ottobre 1999, n. 490.

TITOLO II ORDINAMENTO INTERNO E FINI ISTITUZIONALI DELL’ARCHIVIO
DELLA DIOCESI DI ALIFE-CAIAZZO
CAPITOLO I
Acquisizione dei documenti

ART. 5
L’A. D. della Diocesi di Alife-Caiazzo è creato per i seguenti fini istituzionali:

1. ottemperare ai Canoni 486, par. 1, 2 e 3; 491, par. 1, 2 e 3 del C.J.C. che impongono al Vescovo la creazione dell’A. D. e anche la cura degli archivi delle istituzioni ecclesiastiche da lui dipendenti, ossia: gli archivi della Curia diocesana, del Capitolo della Cattedrale e delle altre istituzioni diocesane, ognuno dei quali si articola in tre sezioni:

l’archivio corrente, che comprende le pratiche relative agli affari in corso di trattazione o da poco concluse;
l’archivio di deposito, che raccoglie la documentazione relativa ad affari esauriti, non più necessaria all’attività corrente ma ancora utile per fini giuridico- amministrativi;
l’archivio storico, dove sono custoditi i documenti che, perduto l’interesse pratico per cui sono nati, hanno acquisito valore storico-culturale e vengono dati in consultazione;

2. provvedere a custodire con la massima cura (Can. 486, 1) tutta la documentazione di proprietà dell’A.D.T. o in esso depositata a qualsiasi titolo;

3. salvaguardare il patrimonio documentario in suo possesso o soggetto alla sua tutela, tenendo in somma considerazione la sua natura di bene culturale che gli è propria e adeguandosi alle disposizioni di legge, sia ecclesiastiche che civili, nonché ai suggerimenti dell’archiveconomia circa i locali, le tecniche e le strutture necessarie, per garantire a tale patrimonio la massima sicurezza e la difesa da ogni forma di pericolo e di degrado;
4. valorizzare la sezione storica dell’A. D. attraverso:
5. la creazione e il perfezionamento degli strumenti di accesso alla consultazione;
6. l’acquisto e la messa a disposizione di attrezzature atte a favorire la ricerca, in modo da poter soddisfare al meglio i legittimi diritti degli interessati (Can. 487, 2);
7. il rendere accessibile alla consultazione la maggior parte possibile di documenti, tenendo sempre conto delle disposizioni canoniche e civili, ma anche di un giudizio di opportunità riservato all’Ordinario diocesano;
8. la partecipazione a convegni, mostre, corsi e seminari riguardanti l’archivistica generale e speciale o la storia ecclesiastica e locale;
9. l’organizzazione, diretta o in collaborazione con altri, di convegni, mostre, corsi e seminari di archivistica generale e speciale o di storia ecclesiastica locale;
10. l’eventuale edizione di documenti;
11. tutelare tutti gli archivi dipendenti dall’Autorità diocesana, fornendo i suggerimenti, le consulenze e la collaborazione necessarie alla realizzazione del disposto del Can. 491, 1 del C.J.C. il quale stabilisce che “il Vescovo diocesano abbia cura che anche gli atti e i documenti degli archivi delle chiese cattedrali, collegiate, parrocchiali e delle altre chiese che sono presenti nel suo territorio, vengano diligentemente conservati e che si compilino inventari e cataloghi in due esemplari, di cui uno sia conservato nell’archivio delle rispettive chiese e l’altro nell’archivio diocesano”;
12. attivare tutte le possibili forme di acquisizione e recupero di documentazione dispersa o in possesso di altri archivi o di privati, ma originariamente appartenente all’A. D., al Capitolo della Cattedrale, a parrocchie e ad altri enti dipendenti dall’Autorità diocesana. Ai proprietari degli archivi che confluiscono nell’A.D. viene garantita la piena e continua proprietà del materiale depositato, nonché la disponibilità d’uso, in conformità alle norme in materia archivistica, sia canoniche che civili, e ad accordi particolari, purché non contrastanti con esse.
Salvo dichiarazione diversa, i depositi rimangono inoltre sempre a piena disposizione dell’Ente o della persona depositante, compresa la facoltà di richiamare in sede il proprio archivio.

ART. 6
Responsabile della gestione tecnico-amministrativa è il Consiglio archivistico diocesano, che è composto da: l’Incaricato diocesano per Beni Culturali e l’Arte Sacra, il Direttore dell’Archivio diocesano, il Cancelliere della Curia, un esperto di archvistica, il Responsabile della Biblioteca Diocesana. Il Direttore deve essere in possesso della preparazione specifica, competenza e titoli
previsti dalle leggi canoniche e dall’art. 12 della L.P. n. 11 del 14.2.1992 ed è nominato dall’Ordinario diocesano. Il Direttore, su delega dell’Ordinario, deve impegnarsi a conseguire i fini istituzionali dell’A. D. previsti dal presente Statuto. In particolare deve:

• conservare, valorizzare, dare in consultazione, secondo le modalità fissate dal regolamento, i documenti appartenenti all’Archivio o ad esso affidati;
• esercitare la tutela sugli archivi ecclesiastici dipendenti dall’Autorità diocesana con il fine di evitare che il patrimonio culturale si disperda;
• visitare periodicamente gli archivi(specialmente in occasione della visita pastorale), verificando lo stato di conservazione dei documenti e la eventuale necessità di restauro o di trasferimento;
• servirsi di collaboratori per la custodia, la vigilanza e le altre mansioni a livello esecutivo. Là dove si ritiene opportuno e se ne riconosce una qualificata
preparazione, è possibile usufruire della collaborazione di personale volontario.

Il Direttore è abilitato ad accogliere in deposito temporaneo o perpetuo presso l’A.D., gli archivi degli enti ecclesiastici della diocesi o di privati che ne facciano richiesta, salva la proprietà e piena disponibilità in favore dei depositanti.

ART. 7
Nella fase iniziale gli atti sono prodotti dai singoli uffici o uffici con criteri e metodi dettati dalle rispettive esigenze ad normam iuris e collocati nell’archivio corrente.

ART. 8
L’archivio di deposito temporaneo, destinato a contenere le pratiche ormai chiuse, è unico per tutti gli organi o uffici. In attesa di creare l’archivo di deposito, gli atti saranno versati nell’archivio storico anche prima del limite stabilito, ma devono restare riservati.

ART. 9
Il deposito nell’archivio storico costituisce la fase finale della vita di un atto. Un atto entra a far parte dell’archivio storico quando ha esaurito la sua funzione specifica e ha superato il limite convenzionale alla consultabilità (70 anni).

ART. 10
Il passaggio dei documenti dall’archivio corrente a quello di deposito temporaneo e a quello storico è registrato in apposito libro, nel quale si descrive l’elenco dei fondi ed è indicato il periodo storico riguardante la documentazione consegnata dai vari uftici.
Nell’archivio corrente è prevista, pertanto, la formazione di mezzi di corredo coevi (repertori dei fascicoli), ossia specifici strumenti finalizzati al rapido ritrovamento dei documenti e delle unità archivistiche.
CAPITOLO II
Confluenza di archivi diversi

ART. 11
È possibiIe collocare in deposito temporaneo o permanente presso l’A. D. l’archivio di altri enti ecclesiastici nel caso in cui l’autorità ecclesiastica competente lo ritenga necessario per motivi di sicurezza o per facilitare la consultazione degli studiosi. In tali casi si redige un verbale di consegna, avente in allegato un dettagliato inventario del materiale consegnato, e in cui risulta che proprietario dell’archivio resta sempre l’ente che lo ha prodotto. Tutto ciò al fine di non disperdere gli archivi delle associazioni, dei gruppi informali, dei movimenti e dei fedeli che svolgono particolari mansioni nella Chiesa.

ART. 12
Gli archivi degli enti di cui per qualunque motivo vengono a cessare le attività, quando non esistano disposizioni in contrario passano in custodia e in amministrazione dell’ente superiore, che ne avrà cura come del proprio.
CAPITOLO III
Classificazione e ordinamento

ART. 13
I documenti conservati nell’archivio sono ordinati secondo una opportuna classificazione, che rispetta la natura dei fondi e la progressione dei documenti nel tempo. A tal fine è adottato un titolario specifico, in base al quale la documentazione esistente viene ordinata (cf. can. 486, parr. 2-3; can. 491, par. 2).

ART. 14
1. Il titolario deve essere predisposto d’intesa fra l’archivista e i responsabili degli uffici, secondo le regole dell’archivistica e nel rispetto della natura
dell’ente, del suo ordinamento interno, delle sue attività, secondo quanto stabilito dall’art.13 del presente regolamento.
2. Lo stesso titolario sia adoperato in tutte le fasi della gestione archivistica in modo da facilitare il trasferimento dei documenti e le ricerche.

ART. 15
Tracce di un precedente ordinamento, qualora si ritrovino nei singoli fondi o negli archivi depositati, saranno rispettate, limitandosi ad opportune integrazioni, evitando
così dannosi stravolgimenti. Il tiolario, una volta predisposto, deve avere una certa stabilità onde evitare continui cambiamenti, che si rifletterebbero negativamente sulla classificazione e la ricerca.

ART. 16
Particolare importanza nel lavoro di ordinamento e conservazione del materiale archivistico deve essere attribuita dall’archivista al restauro dei documenti che lo richiedono.Effettuato il restauro, i documenti dovranno essere conservati in condizioni ambientali adatte.
CAPITOLO IV
Strumenti di lavoro e ricerca

ART. 17
In base al titolario ogni operatore dell’A. D. avrà cura, completando la classificazione dei documenti, di compilare l’inventario o catalogo per agevolare la
ricerca (can. 486, par. 3).

ART. 18
Copia degli inventari o cataloghi di tutti gli archivi soggetti alla giurisdizione del Vescovo sarà conservata nell’A. D. (cf. can. 486, par. 3).

ART. 19
All’inventario o catalogo di un archivio possono essere utilmente aggiunti indici per materia o per temi specifici, repertori e altri strumenti, che l’archivista riconoscerà
utili per facilitare la consultazione e la ricerca.

ART. 20
Nei locali dell’archivio devono essere distinti la sala di studio, le sale di deposito, la direzione e i laboratori per il personale e le riproduzioni. Si eviti di adibire la sala studio anche come sala di deposito, soprattutto se la documentazione è sistemata in scaffali aperti ed accessibili al pubblico.

ART. 21
I ricercatori possono avere libero accesso agli inventari o cataloghi

CAPITOLO V
Riproduzione

ART. 22
La Diocesi sta provvedendo alla creazione di un archivio in formato digitale al fine di integrare la documentazione esistente con fonti di altri archivi che riguardano i luoghi,
gli enti e le persone alle quali l’archivio stesso è interessato; la stessa è anche intenzionata a raccogliere microfilms o dischi ottici relativi ai fondi principali
dell’archivio, che potranno essere utilizzati per evitare che il continuo uso dei documenti porti al loro deterioramento, per la loro ricostruzione in caso di distruzione degli originali e per facilitare la ricerca e la riproduzione.
CAPITOLO VI
Servizi

ART. 22
In archivio non manchino sistemi di allarme e di antincendio, l’impianto elettrico di sicurezza e, là dove si rendano necessari, deumidificatori con regolatori di temperatura.

ART. 23
È opportuno operare periodicamente una disinfestazione degli ambienti dell’archivio e della stessa documentazione, servendosi di ditte specializzate.

CAPITOLO VII
Scarto

ART. 24
Nessuno, qualunque sia la mansione che svolge nella Chiesa, si permetta di distruggere, vendere o disperdere documenti relativi alla vita del proprio ufficio, dell’ente affidato alla propria cura o conservati negli archivi (cf. Istruzione, cit., n. 4).

ART. 25
Come regola generale si conservi nell’archivio storico tutta la documentazione che dall’archivio corrente o da quello di deposito temporaneo viene versata nell’ archivio storico.
È consentito agli organi che li hanno prodotti di conservare in copia gli atti che si ritenessero piu’ utili o necessari per l’attività corrente.

ART. 26
Nei casi in cui si ritiene opportuno procedere allo scarto archivistico è necessario tenere presenti le seguenti norme onde evitare la perdita irrimediabile di documentazione:
1. l’archivista, d’accordo con i responsabili dei singoli uffici, compie una preventiva valutazione e una scelta da sottomettere all’approvazione dell’Ordinario diocesano; di norma sono esclusi dallo scarto i documenti di data anteriore ai cento anni;
2. l’eliminazione immediata riguarda tutti i documenti relativi al foro interno. I documenti riguardanti le cause criminali in materia di costumi, “se i rei sono morti oppure se tali cause si sono concluse da un decennio con una sentenza di condanna, siano eliminati ogni anno, conservando un breve sommario del fatto con il testo della sentenza definitiva” (can. 489, par. 2); c) criteri particolari stabiliti tra l’archivista e i titolari degli uffici diano ulteriori precisazioni sulla singola categoria di documenti da scartare;
3. ogni qual volta si procede allo scarto di documenti non riguardanti il foro interno se ne faccia annotazione nel registro apposito.

TITOLO III
CONSULTAZIONE

ART. 27
La consultazione del materiale archivistico a scopo di studio è libera pur nel rispetto delle limitazioni volte a garantire la conservazione dei documenti, adottando a tal fine le necessarie cautele sia nell’ammissione degli studiosi sia nella consegna dei documenti.

ART. 28
L’archivio storico è aperto al pubblico secondo gli orari della Biblioteca Diocesana, presso i cui locali è allestita la sala di studio e di consultazione. Eventuali sospensioni del servizio saranno opportunamente segnalate.

ART. 29
Lo studioso può essere ammesso alla consultazione dell’archivio dopo aver presentato una regolare domanda su modulo prestampato, nel quale siano indicati i fondi che intende consultare, i motivi della ricerca ed esplicitamente sia dichiarato il suo impegno a far pervenire all’archivio un esemplare della pubblicazione effettuata utilizzando la ricerca nell’archivio. Nell’atto di ammissione lo studioso sarà informato del regolamento e degli obblighi a lui derivanti sin dall’inizio della sua frequentazione dell’archivio. Lo studioso è tenuto ad apporre giornalmente la firma ed altre eventuali indicazioni (indirizzo, nazionalità, ecc.) in un apposito registro di presenza .

ART. 30
L’ammissione degli studiosi alla consultazione, che dovrà essere in ogni modo facilitata, è comunque riservata al responsabile dell’archivio, il quale valuterà le richieste sulla base dei requisiti del richiedente. La consultazione può essere negata, quando vi siano pericoli per la conservazione dei documenti.

ART. 31
Possono essere consultati solo i documenti anteriori agli ultimi 70 anni. La consultazione di documenti definiti come riservati o relativi a situazioni private di persone sarà concessa solo su previa ed esplicita autorizzazione da parte dell’Ordinario, apposta sulla domanda presentata dal richiedente. La consultazione di altri documenti sarà concessa anche prima della scadenza dei
termini suindicati alle condizioni di cui al paragrafo precedente.

ART. 32
Gli studenti di scuola media superiore e universitari possono essere ammessi alla consultazione solo se presentati dal professore che guida la ricerca.

ART. 33
Non è consentito agli studiosi né l’accesso alle sale di deposito dell’archivio, né il prelievo diretto dei documenti dalla loro collocazione.

ART. 34
Durante la consultazione deve essere sempre presente l’archivista o persona di sua fiducia, in modo che i ricercatori non vengano lasciati soli con i documenti.

ART. 35
Agli studiosi non è concesso né l’accesso alle sale di deposito dell’archivio, né il prelievo diretto dei documenti.

ART. 36
Ai frequentatori dell’archivio potrà essere revocato l’accesso nel caso in cui avessero dimostrato di non tenere in sufficiente cura i documenti loro dati in consultazione.

ART. 37
Per nessun motivo è permesso di portare i documenti fuori dalla sede dell’archivio. L’eventuale concessione di documenti dell’archivio per mostre e simili, con le opportune cautele di natura giuridica ed assicurativa, saranno autorizzate dall’Ordinario (cf. can. 488)

ART. 38
La riproduzione fotostatica o fotografica e la microfilmatura dovranno essere autorizzate dal personale su apposita richiesta e dopo essersi assicurato dello stato di conservazione dei documenti. La riproduzione dovrà avvenire esclusivamente nella sede dell’archivio, fatto salvo il rimborso delle spese e, se del caso, iI risarcimento dei danni a carico di chi ha richiesto la riproduzione.

ART. 39
Nonostante il principio generale di facilitare l’accesso alla documentazione per mezzo di microfilms, fotocopie o fotografie, non è consentito riprodurre interi fondi dell’archivio.

TITOLO IV
DISPOSIZIONI FINALI

ART. 40
L’A. D. opera secondo le previsioni del Diritto Canonico, lo spirito delle Intese tra Stato Italiano e Chiesa Cattolica relative ai beni culturali ecclesiastici, le normative statali e in collaborazione con la Sovrintendenza Archivistica della Campania.

Piedimonte Matese, 11 ottobre 2011

L’incaricato Diocesano per l’arte sacra e i beni culturali Sac. Antonio Sasso

Il Vescovo Mons. Valentino Di Cerbo

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INFORMAZIONI

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